Samhandling på digitale møteplasser — hvordan kan vi klare det?

Digitalt møte

Marianne Sempler og Thomas Johansen
Nasjonal kompetansetjeneste for arbeidsrettet rehabilitering

I mars i fjor forsvant de fleste fysiske møteplassene i skjæringsfeltet mellom arbeid og helse. Mange av oss har tappert prøvd å møte stadig nye utfordringer for å mestre den nye digitale hverdagen. Fra hjemmekontor veksler vi mellom digitale jobbmøter, webinarer og digitale kunnskapsbaser. I disse koronatider er vi blitt kastet inn i en digital revolusjon. Vi på kompetansetjenesten begynte å undre oss over hva som skjer når arbeidsformer og møter som vi mestrer blir borte. Slik ble denne bloggen til. 

Vi har stilt oss følgende spørsmål:  

  • Hva gjorde at energien forsvant fra møteplassene når vi gikk digitalt? 
  • Hva skal til for å mestre samhandling på digitale møteplasser? 
  • Hvordan kan kompetansetjenesten støtte utviklingen av bærekraftige møteplasser? 

Vår undring over møteplassene som forsvant — og digital kognisjon 

Møteplassen «Åpen arena» er en samhandlingsarena som i 10 år engasjerte og samlet over hundre deltakere årlig for å skape broene mellom arbeid og helse og utvikle fagfeltet arbeidsrettet rehabilitering (ARR). Målet om flere folk i arbeid krever at aktørene møtes på tvers av sektorer og finner nye måter å samhandle på i hele samhandlingskjeden (Arbeidsrettet rehabilitering i spesialisthelsetjenesten, 2020). Sammen søker man svar på komplekse utfordringer ved å belyse relevante temaer og reflektere fra flere perspektiver. Åpen Arena er et eksempel på en møteplass der deltakerne får inspirasjon og nye innspill fra andre og sammen skaper ny kunnskap. Finnes disse møteplassene digitalt? Eller forsvant de når vi gikk digitalt? 

Den nye digitale hverdagen har gitt oss flere teknologiske utfordringer, men også kognitive og emosjonelle/relasjonelle utfordringer i form av digital konsentrasjon og oppmerksomhet. For å gjøre en god jobb må man være fokusert og skjerpet ved å bruke mentale ressurser som oppmerksomhet, konsentrasjon og hukommelse. Svekkes disse evnene er det vanskelig å yte best mulig (Johansen, 2018). Derfor ville vi utforske betydningen av mestring når en stor del av vår jobbhverdag nå er digital — vi setter også fokus på «digital kognisjon». 

I likhet med kompetansetjenesten har flere miljøer som arbeider med møteplasser og samhandling, bedt møtedeltakere om å beskrive erfaringer med digitale møter. Et vanlig svar er at energien og kraften som kunne oppleves på fysiske møteplasser forsvinner i lange digitale møter. Vi får tilbakemeldinger som: «Det er vanskelig å få til «small talk», «Vi blir mer formelle, stive med flate ansiktsuttrykk», «Jeg blir usikker av å ikke beherske teknologien», «Digitale møter blir raskere og mer strukturerte, men mye kjedeligere», «Vi snakker jo ikke sammen lenger … Det er mer monolog enn dialog», «Webinarer med enveisformidling har erstattet mange av de møteplassene som hadde energi og kraft og krevde engasjement og tilstedeværelse».  

Er dette et uttrykk for at vi ikke mestrer en digital jobbhverdag?  

Gjenstridige problemer. Illustrasjon: Toril Dale

De fysiske møteplassene som forsvant med Covid 19 vil ikke komme tilbake med det første. Men oppgavene og de «gjenstridige problemene» blir ikke færre («Wicked problems», Lönngren & van Poeck, 2020). Vi vet at de gjenstridige problemene krever samskaping og møteplasser som er kreative, interaktive og ikke minst lærende (Blogg “Collearn»). Så hvordan skal digitale møteplasser og arbeidsdager se ut for å ivareta engasjement og relasjoner i møte med gjenstridige problemer? 

Hva skal til for å oppnå mestring og samhandling på digitale møteplasser? 

Hensikten med å tilrettelegge fysiske møteplasser som Åpen arena innenfor arbeid og helse-feltet, har vært å gjøre innovasjon og samhandling lettere. Det er mulig å skape en digital møteplass der vi bringer brukere, tilbydere, forskere og myndigheter i skjæringsfeltet mellom arbeid og helse sammen. Men hvordan skal en slik digital møteplass for samskaping tilrettelegges? 

Det er dokumentert at samskaping (co- creation) krever fasilitering (Torfing, 2016; Bason, 2017). En fasilitator er den som leder gruppeprosesser ved å legge til rette for at alle stemmene i gruppa blir hørt, at prosessene i arbeidet blir hensiktsmessige og at engasjementet opprettholdes. «Help others to do their best thinking” (Kaner, 2014). 

Det er utfordrende å håndtere ulikhet samt holde energien oppe i sammensatte grupper når vi møtes fysisk. Det er derfor rimelig å tro at når møtet skal gjennomføres digitalt, blir det ekstra viktig at møtet er planlagt og gjennomføres av en fasilitator med kompetanse og trening på digitale møteplasser. Det betyr at erfarne fasilitatorer må sette sin kompetanse inn i en ny kontekst og oversette den til en digital sammenheng. Dette krever støtte, tid og trening, noe flere norske og internasjonale fasilitatorer nå har investert i ved overgang til digitale møteplasser. Deres erfaringer viser at for å oppnå gode prosesser og nyttige resultat, for individ og organisasjon, kreves relevant fasilitatorkompetanse (International Association of Facilitators (IAF), Playmakers).

Digitale møteplasser krever mer kognitive og mentale ressurser sammenlignet med fysiske møter (Oliver, 2020) fordi i et fysisk møte er flere sanser i bruk og støtter oppunder kognitive ressurser som oppmerksomhet, konsentrasjon og hukommelse (Wheeler & Gabbert, 2017). I et digitalt møte er det flere og andre typer visuelle stimuli som kan føre til kognitiv overbelastning da vi bruker mer tid på å se på de andre deltakerne, oss selv og ulike bakgrunner (Kirschner m.fl., 2018). Vi har ikke samme mulighet til å sanse og betrakte kroppsspråk, atmosfære og nyanser som støtter hukommelsen (Wheeler & Gabbert, 2017), noe som også kan føre til stress (Vergallito m.fl., 2020). 

Hvordan kan vi skape en digital «safe space» for både forskere, rådgivere, klinikere og pasienter/deltakere? Fasilitering kan legge til rette for riktig og ressurseffektiv bruk av kognitive ressurser, bidra til å holde oppmerksomheten og energien oppe i løpet av et digitalt møte slik at deltakerne føler at de blir sett, hørt og ivaretatt. God fasilitering kan styrke deltakernes tro på egne evner i et digitalt møte.  

Utsagn fra deltakere på fasiliterte fysiske møteplasser«God oppbygning og fasilitering. God energi gjennom det hele. Opplevelse av effektivitet, nyttighet og verdi. Gøy og inspirerende å jobbe med flinke fasilitatorer i fine omgivelser» 

Utsagn fra deltakere på fasiliterte digitale møteplasser: «Spennende og inspirerende møteplass som ga gode samtaler, dokumentasjon og resultatKreativitet på nett – inspirerende å jobbe på tvers. Variert program holdt energien oppe – vi bør alle øke vår digitale fasiliteringskompetanse» 

Dette tyder på at deltakere kan oppleve mestring og energi på både fysiske og digitale møteplasser som fasiliteres. Vi kan også i den nye digitale hverdagen, bruke vår kunnskap fra arbeidsretett rehabilitering og jobbfokuserte mestringsstrategier når det handler om å få folk tilbake i jobb. Det vil si mestring i en rehabiliteringskontekst med arbeid som mål, koblet mot kompetanse på fasilitering av digitale møteplasser. Det vil innebære at deltakere i digitale møter kjenner på en høyere grad av mestring, mindre frykt for slike møter og dermed mindre stressbelastning (Vergallito m.fl., 2020). De vil sannsynligvis oppleve å få mer kontroll over egen arbeidssituasjon (Clapp m.fl., 2011) og oppmerksomhetsressursene (Pashler, 1999) når de deltar i digitale møter som er fasilitert. 

Hvordan kan kompetansetjenesten støtte utviklingen av bærekraftige møteplasser?

De fysiske møteplassene som forsvant med korona kommer ikke tilbake med det første. Kanskje vil våre møtestrukturer være endret for alltid. Hvordan kan bærekraftige møteplasser se ut i framtiden? 

Vi vil invitere dere til å reflektere over noen av disse problemstillingene i en workshop sammen med oss. Som takk for hjelpen vil dere få oppleve og prøve ut noen innspill og verktøy som vi tror kan støtte dere i å utvikle egne digitale møteplasser, med fokus på samhandling, energi og involvering av deltakerne. 

Hensikten med workshopen er å samle innsikt og kompetanse om bruk av digitale møteplasser i koronatid. Denne kunnskapen vil gi et grunnlag for å utvikle bærekraftige møteplasser. Vi ønsker at workshopen også skal bidra til at deltakerne får forståelse for hvordan digitale møter kan organiseres og struktureres for samhandling – der alle blir sett og hørt. 

Program for digital workshop — fra digitale til bærekraftige møteplasser

Onsdag 10. februar kl. 09.00 – 11.30

  • Digitalt kvarter 
  • Bloggen, undringene og hensikten med workshopen 
  • Digitale møteplasser skapt i koronatiden 
  • Hva forstår vi med digital kompetanse og bærekraftige møteplasser?  

Workshopen er gratis og gjennomføres i en interaktiv form, med fokus på samhandling, energi og involvering av deltakerne. 

Påmeldingsfrist: 5.februar

Etter workshopen, som forhåpentligvis vil gi oss nye innsikter og flere undringer, ønsker vi å komme tilbake med en ny blogg.  

Noe av det vi vil fortsette å undre oss over er:  

  • Hva er en bærekraftig møteplass? 
  • Hva er hensiktsmessig – Når? Både for mestring, kognitive ressurser og belastning på klima og økonomi 
  • Hva skal til for at digitale møteplasser blir en mulighet og ikke en erstatning for den fysiske? 
  • Fysisk eller digital møteplass. Når bør vi velge det ene eller andre? Kan vi velge? 
  • Hvordan kan vi skape en trygg digital møteplass?  
  • «Sosial learning spaces» (Wenger, 2009) blir ofte omtalt som avgjørende for sosial innovasjon Hvordan skaper vi «Åpne møteplasser for læring» digitalt? 

Referanser

Arbeidsrettet rehabilitering i spesialisthelsetjenesten. (2020). Veileder utarbeidet av Nasjonal kompetansetjeneste. Rauland: Nasjonal kompetansetjeneste for arbeidsrettet rehabilitering.  

Bason, C. (2017). Leading public design – discovering human-centred governance. Bristol, UK: Policy Press. 

Clapp, W. C., Rubens, M. T., Sabharwal, J., & Gazzaley, A. (2011). Deficit in switching between functional brain networks underlies the impact of multitasking on working memory in older adults. PNAS, 108(17), 7212-7217. 

Johansen, T. (2018). Kognitive tiltak innen arbeidsrettet rehabilitering: Endring i oppmerksomhet, hukommelse og fleksibilitet. Sluttrapport NAV FoU. Rauland: Nasjonal kompetansetjeneste for arbeidsrettet rehabilitering. 

Kaner, S. (2014). Facilitator’s guide to participatory decision-making. San Francisco: Jossey-Bass. 

Kirschner, P. A., Sweller, J., Kirschner, F., & Zambrano, J. (2018). From cognitive load theory to collaborative cognitive load theory. International Journal of Computer-Supported Collaborative Learning, 13, 213–233. 

Lönngren, J. & van Poeck, K. (2020). Wicked problems: A mapping review of the literature. International Journal of Sustainable Development & World Ecology. doi: 10.1080/13504509.2020.1859415. 

Oliver, K. H. (2020, October 1). Are you feeling Zoom-ed out? You are not alone. Vanderbilt School of Medicine. https://medschool.vanderbilt.edu/basic-sciences/2020/10/01/are-you-feeling-zoom-ed-out-you-are-not-alone.  

Pashler, H. (1999). The Psychology of Attention. Cambridge: The MIT press. 

Torfing, J. (2016). Collaborative innovation in the public sector, Washington, DC: Georgetown University Press. 

Vergallitto, A., Mattavelli, G., Lo Gerfo, E., Anzani, S., Rovagnati, V., Speciale, M., et al. (2020). Explicit and implicit responses of seeing own vs. others’ emotions: An electromyographic study on the neurophysiological and cognitive basis of the self-mirroring technique. Frontiers in Psychology, 11:433. doi: 10.3389/fpsyg.2020.00433. 

Wenger, E. (2009). Social learning capability. Four essays on innovation and learning in social systems

Wheeler, R. L., & Gabbert, F. (2017). Using self-generated cues to facilitate recall: A narrative review. Frontiers in Psychology, 8:1830. doi: 10.3389/fpsyg.2017.01830.  

Referansermiljøer som arbeider med digitale møteplasser og samhandling 

International Association of Facilitators (IAF)

Mette Ullersted, Playmakers

Blogg “Collearn” – Collaborate & learn  

Meny